vedtægter

Vedtægter for Kulturelt Samråd Svendborg

§ 1 NAVN OG HJEMSTED

Samrådets navn er KULTURELT SAMRÅD SVENDBORG - herefter kaldet Samrådet. Samrådets hjemsted er Svendborg Kommune.

§ 2 FORMÅL

Samrådet har til formål at fremme, koordinere og informere om kulturelle aktiviteter i Svendborg kommune. Samtidig arbejder Samrådet for en øget kommunikation mellem kunstnere, formidlere, publikum og politikere. Samrådet har bl.a. som opgave:

• At fungere som sparringspartner for tilsluttede medlemmer af samrådet og kulturudvalget i Svendborg Kommune.
• At virke for tilvejebringelse af lokaler, der er egnede til at danne ramme om kulturelle aktiviteter.
• At inspirere til kulturelle begivenheder i Svendborg Kommune.
• At danne rammen om en løbende debat, der skal tjene til at inspiration og samarbejde.
• At fungere som informations- og kontaktorgan for Samrådets medlemmer og andre kulturelle organisationer.

Desuden kan Samrådet tage initiativ til tværgående arrangementer indenfor områder, hvor ingen andre foreninger varetager interessen, ligesom Samrådet kan virke for at skabe optimale vilkår for alle udøvende og formidlende medlemmer. Samarbejdet mellem Samrådet og kulturudvalget i Svendborg Kommune sker i henhold til en samarbejdsaftale, der godkendes af begge parter.

§ 3 MEDLEMSKAB

Medlemskab kan tegnes af enkeltpersoner og organisationer/virksomheder/foreninger med CVR-nr., der ønsker at arbejde for og bidrage til Samrådets formål.
Hvert medlem betaler kontingent. Det årlige medlemskontingent for henholdsvis personlige medlemmer og for organisationer, virksomheder og foreninger med CVR-nr vedtages på generalforsamlingen.

§ 4 GENERALFORSAMLINGEN

Generalforsamlingen er Samrådets øverste myndighed. Generalforsamlingen afholdes hvert år i marts måned.
Generalforsamlingen indkaldes skriftligt af formanden med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for mødet.
Alle kontingentbetalende medlemmer har adgang til generalforsamlingen. Der kan ikke mødes med fuldmagt.
Der kan opstilles kandidater til valg, selvom de ikke er til stede på generalforsamlingen forudsat, at der forligger et skriftligt tilsagn om, at vedkommende er villig til at lade sig opstille.
Dagsorden for generalforsamlingen skal som minimum indeholde flg. punkter:

1.  Valg af dirigent og referent
2.  Formandens beretning
3.  Aflæggelse af revideret regnskab
4.  Fastsættelse af kontingent
5.  Indkomne forslag
6.  Orientering om bestyrelsens årsplan og budget
7.  Valg af bestyrelsesmedlemmer
8.  Valg af 2 revisorer
9.  Eventuelt

Bestyrelsen fremsætter forslag om nye bestyrelsesmedlemmer ved den ordinære generalforsamling. Der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når et flertal af bestyrelsen eller 20 % af medlemmerne skriftlig har tilkendegivet ønske herom.

§ 5 BESTYRELSEN

Den daglige ledelse af Samrådet varetages af en bestyrelse på 5 - 9 medlemmer, samt 1-2 suppleanter.
Valg til Bestyrelsen sker rullende således, at halvdelen af bestyrelsen vælges for 1 år og den anden halvdel for 2 år.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer og fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen træffer beslutninger på møder ved almindelig stemmeflerhed, og vedtagne beslutninger skal fremgå af et mødereferat.
Bestyrelsen kan endvidere nedsætte udvalg til varetagelse af særlige opgaver. I disse udvalg skal mindst 1 medlem af bestyrelsen have sæde.
Svendborg Kommune kan i fornødent omfang yde sekretariatsbistand til Samrådet. Den udpegede sekretær kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret.

§ 6 REGNSKAB OG REVISION

Samrådets regnskabsår følger kalenderåret.
Samrådets årsregnskab revideres af 2 revisorer, der udpeges på generalforsamlingen.
Såfremt Samrådet forvalter offentlige tilskud, skal regnskabet endvidere revideres i henhold til de gældende bestemmelser herfor.

§ 7 ANSVAR OG PROKURA

Samrådets hæfter kun for sine forpligtelser med sin formue. Der kan således ikke gøres personligt ansvar gældende over for medlemmer eller bestyrelse.
Samrådet tegnes af formanden og næstformanden i forening. Kassereren meddeles prokura i forhold til Samrådets pengeinstitutter.

§ 8 VEDTÆGTSÆNDRINGER

Beslutning om ændring af samrådets vedtægter skal træffes på en lovligt indkaldt generalforsamling med 2/3 flertal blandt de fremmødte medlemmer - jvf. dog § 10.
Forslag til vedtœgtsœndring skal i deres fulde ordlyd udsendes til medlemmerne senest 8 dage før generalforsamlingen.
Forslag fra medlemmerne om vedtægtsændring skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.

§ 9 SAMRÅDETS OPLØSNING

Beslutning om Samrådets opløsning skal træffes på en lovligt indkaldt generalforsamling med 2/3 flertal blandt de fremmødte medlemmer. Forslag om Samrådets opløsning skal fremgå af indkaldelsen. I øvrigt følges reglerne for vedtægtsændringer. Ved opløsning af Samrådet skal eventuelle midler anvendes til kulturelle formål i kommunen efter indstilling fra bestyrelsen og godkendelse af byrådet i Svendborg Kommune.

§ 10 GODKENDELSE

Samrådets vedtægter og vedtægtsændringer skal godkendes af byrådet i Svendborg Kommune.  Således vedtaget på generalforsamling d. 23. marts 2015.

Samarbejdsaftale

Samarbejdsaftale for perioden 2016-2018  mellem Svendborg Kommune og Kulturelt Samråd Svendborg

1. Formål
Formålet med aftalen er at fastlægge rammerne for samarbejdet mellem Svendborg Kommune og Kulturelt Samråd Svendborg, der er et samråd, der repræsenterer kulturlivet i Svendborg Kommune. Nærværende aftale indgås med baggrund i de for Kulturelt Samråds gældende vedtægter, dateret 23. marts 2015. Vedtægterne er godkendt af Byrådet – vedlagt som bilag.

2. Rådets formål og opgaver
Samrådets formål og kerneopgaver i forhold til dels kulturlivet og dels kommunen er defineret i vedtægterne. Heraf fremgår, at samrådet

• skal fremme, koordinere og informere om kulturelle aktiviteter, og være med til at sikre en overordnet formidling af kulturtilbud
• skal danne ramme om en løbende, offentlig kulturdebat.
• er høringsorgan i relation til kommunens kulturpolitiske spørgsmål
• deltager i diverse tværkommunale arbejdsgrupper

Herudover skal rådet

• understøtte, udvikle og styrke Svendborg Kommunes Kulturløfte – Fantastiske fornemmelser
• forholde sig aktivt til at indstille kandidater til de årlige kulturpriser i Svendborg Kommune samt til den fynske kulturpris
• deltage i ad hoc arbejdsgrupper
• indgå i samarbejde med Musikrådet og Billedkunstrådet om bl.a. fælles indsatser i relation til Kulturløftet Fantastiske Fornemmelser
  
  

3. Rammer for rådets arbejde

• Svendborg Kommunens kontaktperson til Kulturelt Samråd deltager i rådets møder uden stemmeret
• Svendborg Kommune yder i et mindre omfang sekretariatsbistand til Kulturelt Samråd. I praksis opdatering af hjemmeside.
• Svendborg Kommune yder et årligt tilskud til samrådets virksomhed jfr. pkt. 5.
• Kulturelt Samråd skal inden 1. marts hvert år fremsende revideret regnskab samt en kort årsrapport for det forgangne år.
• Samrådet deltager i et årligt fællesmøde mellem Erhvervs-, Beskæftigelses- og Kulturudvalget, Billedkunstrådet og Musikrådet, som med afsæt i kulturløftet lægger retning for årets indsatser. Mødet afholdes i februar/marts.
  
  

4. Specifikke indsatsområder i aftaleperioden

Som en indsats under Kulturløftet, indgår Kulturelt Samråd i aftaleperioden i en tværfaglig arbejdsgruppe nedsat af Svendborg Kommune om udvikling af en fælles kommunikationsplatform for kulturformidlingen. Desuden skal Kulturelt Samråd i aftaleperioden danne ramme om kulturel debat.

5. Økonomi

Svendborg Kommunes tilskud til Kulturelt Samråd udgør årligt 33.996 kr. i 2016-niveau under forudsætning af byrådets vedtagelse af det årlige budget. Tilskuddet er med forbehold for ændret lovgivning og andre udefra kommende forhold, der kan påvirke tilskuddets størrelse helt eller delvist. Tilskuddet reguleres med de af byrådet vedtagne årlige fremskrivningsprocenter. 

6. Varighed

Aftalen er gældende for perioden 1. januar 2016 – 31. december 2018. Ved væsentlig misligholdelse af aftalen fra den ene part, kan den anden part opsige aftalen med øjeblikkelig virkning. Parterne kan gensidigt ophæve aftalen med 6 måneders varsel. Kulturelt Samråd forpligter sig til senest 1. september 2018 at komme med oplæg til Svendborg Kommune til fornyelse af aftalen.

Aftalen er godkendt på møde i Erhvervs-, Beskæftigelses- og Kulturudvalget den 30. november 2015.